秘書検定合格メールとは？！
「代表・・・、 本気でこれを 無料公開するんですか？」 当講座の代表の伊藤が、合格に必要な情報を毎日メールでお送りします。 無料と言っても、妥協はまったくありません！ “合格に必須の頻出問題とその解き方” をジャンジャン公開しちゃいます。 ①<合格メールの内容>・実際の過去問を抜粋して具体的な解き方を公開
・特別な知識が必要な「実技」で確実に合格点を取る方法
・頻出問題の“落とし穴”とその回避方法
・試験本番で使える禁断のテクニック
・その他、正解を選ぶ確立をグンっと高める為の対策情報
②<全て無料>・料金は一切頂きません。完全無料で皆さんに少しでも秘書検定の対策方法に触れて頂きたいと思っております。
・無料ですが内容には全く妥協はありません
・購読解除はメール内記載の解除リンクよりいつでも可能です。
こんにちは、代表兼講師の伊藤です。 今日もスキマ時間をフル活用して学習していこう。 今回の内容は 2級実技編で出題確立73%の頻出問題 「会議に関する業務」 について。 社会人といえば「会議」、 どんな業界にいても会議は避けられません。 その準備や調整をするのも秘書の仕事となります。 秘書検定では、 この仕事内容が具体的に定めれらています。 正解する為にしっかり“重要ポイント”を把握していこう。 実践では上司に言われる前にサッとこなして “デキる感”を見せつけよう^^！ まずはお馴染みの、 「重要ポイント」から。 ① 上司主催の会議開催の準備 1）決定事項⇒会議の目的や出席者が決まる。出席者が選定されたら出席者リストを作る。 2）日時や会場の設定⇒出席者の都合を考慮する。会場の選定・予約や会場側との打合せ。 3）通知状の作成と発送⇒出席者の管理をする。 4）席次の決定⇒出席者の席順を決めておく。（当日は名札を置いておく） 5）プログラムや書類の作成⇒議事進行のプログラムや資料を必要枚数用意する。 6）スタッフの役割分担⇒受付・議事録作成・案内など担当や内容を打ち合わせる。 ② 会議当日の業務 1）会場や備品のチェック⇒机やいすの配置、名札、録音設備、資料などを確認。 2）受付と案内⇒出欠の確認、会費の徴収、資料配布、席への案内など。会場側との連絡。 3）茶菓や電話応対⇒担当の者が打ち合わせ通り行う。 4）議事録作成⇒会議名、開催日時と場所、関係者氏名、議題、発言者、決定事項など。 5）会議終了後⇒車の手配、会場の片づけ、費用の支払、関係者に挨拶、議事録の配布。 ③ 上司が社外の会議に出席する時 1）スケジュールの打合せ、出欠の（返信）はがきを出す、交通機関や宿泊先の手配など。 2）会議の時に持参する資料などの準備もする。 ※上記以外の事は、原則「上司に確認」をしてから動く。 少しボリューミーだけど、 赤字と青字に的を絞ってしっかり覚えよう。 ※赤字・青字以外の部分は覚える必要はなし、なぜならそれ以外の部分は試験に出題されないから（実際に過去に一度も出ていない） それじゃあ早速実践問題だ↓↓ ＜本番さながら実践問題＞ 下記は秘書Ａ子が、明日ホテルで行われる全国支店長会議の準備で、行ったり上司に確認したりしたことである。不適当なものを一つ選べ。 1）幕の内弁当の数に変更が出そうなので、いつまでなら変更が可能かを注文する店に確認した。 2）配布する資料をそろえるが、順番は議題の順でよいかと上司に確認した。 3）欠席予定の支店長には、配布予定の資料を郵送した方がよいか上司に確認した。 4）会議が予定時刻に終わらなそうだと上司に言われたが、指示がなかったので会場の延長申請はしなかった。 今回は簡単だったかな？ では選択肢を１つずつ見ていこう。 1）食事や茶菓のサービスも会議開催における秘書の業務だね。正解。 2）これは迷うかもしれないけど、資料の「順番」までは秘書の業務には入っていなかったね、 だから確認する事は正解。 3）会議資料は重要情報を含んでいる事も多いので、郵送等に関しては上司に指示を仰ぐ。 「重要ポイント」にも書いたけど、定められていない事は上司に確認する、 という原則に従おう。 4）「会議の選定・予約」は、秘書の業務として“重要ポイント”に書いていたね。 だから指示がなくても時間延長をするのが正解。 「重要ポイント」の赤字・青字をしっかり把握していれば簡単に正解できたはず^^ こんな感じで、 「重要ポイント」 を的確に把握していけば “驚くほどカンタン”に正解にたどり着けるんだ。 それじゃあ今日の内容はここまで、 次回はAランク頻出問題 ・「秘書に求められる資質」 ・試験本番で正解率を高める“禁断のテクニック” を教ちゃいます。お楽しみに// P.S. 会議の準備の時に必要になってくる、 机イスのセッティング例の図解を載せておくから、 状況に応じて使い分けられるようにしておこう。
